Dashboard KPI w Excelu – szablon i dobre praktyki

· 2 min czytania

Dashboard KPI to jeden ekran, na którym widać, czy firma jedzie w dobrym kierunku: sprzedaż, realizacja zamówień, czas obsługi. W Excelu zbudujesz go w godzinę – jeśli trzymasz się kilku zasad.

Zacznij od pytań, nie od wykresów

Najczęstszy błąd: dziesięć wykresów, zero odpowiedzi. Zanim otworzysz Excela, zapisz trzy pytania, na które dashboard ma odpowiadać co tydzień. Przykładowo: czy sprzedaż rośnie, gdzie utykają zamówienia, ile kosztuje nas obsługa.

Każde pytanie to jedna sekcja dashboardu. Wszystko, co nie odpowiada na żadne pytanie – wywalamy. Dashboard z dwudziestoma wskaźnikami nie jest lepszy; jest nieczytelny.

Struktura: dane → przestawna → wykres → fragmentatory

  1. Zakładka Dane – czysta tabela źródłowa (jedna kolumna = jedna zmienna), najlepiej jako tabela Excela (Ctrl + T).
  2. Tabele przestawne – po jednej na każde pytanie, ukryte w osobnej zakładce.
  3. Zakładka Dashboard – wykresy z tabel przestawnych, ułożone w siatkę.
  4. Fragmentatory – przyciski filtrujące (miesiąc, kategoria, region) podpięte do wszystkich tabel przestawnych naraz; klikasz raz, cały dashboard się filtruje.

Co mierzyć

Zacznij od trzech wskaźników, które zna każdy w firmie:

  • przychód i marża – miesięcznie, z trendem,
  • realizacja zleceń – liczba, czas, zaległości (ile czeka dłużej niż X dni),
  • koszt obsługi procesu – godziny pracy ludzkiej, które proces pożera.

Wskaźnik bez właściciela i bez decyzji, którą napędza, to ozdoba. Przy każdym KPI zapisz: kto za nie odpowiada i co robimy, gdy jest czerwony.

Dobre praktyki

  1. Jeden ekran – bez przewijania w poziomie; na laptopie widać całość.
  2. Sygnalizacja kolorami – max trzy stany (zielony/żółty/czerwony) z formatowania warunkowego.
  3. Automatyczne odświeżanie – najlepiej dane podpięte z jednego źródła; ręczne wklejanie cotygodniowe to pierwsza rzecz, która umrze.
  4. Data na dashboardzie – zawsze widać, za jaki okres są liczby; „aktualizacja: 12 października" chroni przed decyzjami na starych danych.

Kiedy dashboard przerasta arkusz

Sygnały znane z firm, które przez to przeszły: ktoś co tydzień ręcznie zbiera dane z pięciu źródeł, wskaźniki się rozjeżdżają między zespołami, dashboard żyje tylko u jednej osoby, a decyzje i tak zapadają na mailach. Wtedy zamiast kolejnej przebudowy arkusza sensowniejsze jest przejście na system, w którym dane płyną same – zobacz wdrożenia automatyzacji w firmach opisane na konkretnych przykładach, m.in. zastąpienia 32 arkuszy jednym systemem z raportami na żywo.

Dashboard w Excelu to świetny pierwszy krok: uczysz firmę patrzeć na liczby. Gdy zaczyna na nich działać, sam wskaże, kiedy potrzebuje czegoś więcej.

Czytaj też